Le calcul semble brutal, mais il est simple. Et la plupart des dirigeants de PME ne l'ont jamais posé sur papier.
Calcul du coût du reporting manuel · PME type · Suisse romande
Ce chiffre ne comprend pas le temps des autres personnes impliquées dans la chaîne (responsable commercial qui fournit ses données, assistant qui prépare des fichiers), ni les erreurs de consolidation, ni le coût des décisions prises sur des données périmées.
Il ne comprend pas non plus ce que cette personne aurait pu faire à la place.
Le vrai coût : le talent gaspillé en saisie
Un responsable financier qui passe un quart de son temps de travail à copier-coller des données entre des fichiers Excel n'est pas un responsable financier. Il est devenu un opérateur de saisie.
Ce n'est la faute de personne. C'est une conséquence directe d'outils qui ne communiquent pas entre eux. L'ERP génère un export. La comptabilité génère un autre export. Le commercial envoie ses chiffres dans un troisième format. Quelqu'un doit assembler tout ça.
Dans la plupart des PME romandes, cette personne est la plus compétente pour lire les chiffres, et c'est elle qui les assemble manuellement chaque mois au lieu de les analyser.
PwC a mesuré que les PME qui automatisent leur reporting récupèrent en moyenne 3,2 ETP par an sur l'ensemble des tâches de consolidation manuelle.
Source : PwC, Finance Function Effectiveness SurveyCe que l'automatisation change en pratique
Automatiser le reporting ne veut pas dire tout reconstruire. Cela veut dire connecter les sources existantes à un outil qui fait la consolidation à votre place, automatiquement et en temps réel, sans intervention humaine.
Dans une PME type, cela ressemble à ceci :
- Power BI se connecte directement à l'ERP, au logiciel comptable et aux fichiers partagés
- Les données sont rafraîchies automatiquement chaque nuit (ou toutes les heures si nécessaire)
- Le tableau de bord est disponible le matin pour toute l'équipe de direction, sans manipulation
- Les 20 heures de consolidation mensuelle tombent à zéro
Ce que récupère le responsable financier ? Du temps pour analyser, pour anticiper, pour conseiller la direction sur les décisions à venir. C'est-à-dire exactement ce pour quoi il a été recruté.
Le calcul du retour sur investissement
Pour une PME dont le reporting manuel coûte CHF 20 000 par an en temps de travail :
- Un Pack Découverte BI Performance (prototype en 3 jours) : CHF 1 800
- Un déploiement complet avec connexion aux sources et formation : CHF 8 000 à CHF 15 000
- Coût annuel de la licence Power BI : souvent déjà inclus dans Microsoft 365 Business
Pour un déploiement à CHF 12 000 sur une économie de CHF 20 400 par an : retour sur investissement en moins de 8 mois. À partir de la deuxième année, ce sont 20 000 CHF nets récupérés annuellement, sous forme de temps disponible pour de l'analyse à valeur ajoutée.
Par où commencer ?
La première étape n'est pas technique. C'est de mesurer. Demandez à votre responsable financier ou à votre DAF combien d'heures il consacre chaque mois à la consolidation de données. Multipliez par son taux horaire chargé. Multipliez par 12.
Si le chiffre que vous obtenez dépasse CHF 10 000 par an, une solution BI est rentable pour vous. Si elle dépasse CHF 20 000, elle est urgente.